En el mundo digital de alta velocidad actual, no es inusual que los gerentes de proyectos y empresas tengan múltiples cuentas de correo electrónico, redes sociales (Twitter, LinkedIn, Google+, Facebook) y mensajes de texto, tanto para el trabajo como para uso personal. El problema es cómo administrar todas estas cuentas e insumos para que no distraigan a los gerentes y les impidan completar los proyectos a tiempo o de manera adecuada. Cada vez hay más pruebas de que consultar con frecuencia los correos electrónicos, los mensajes de texto, las redes sociales, etc. obstaculiza significativamente la productividad. TKS te trae 7 pasos que puedes tomar para dominar la jungla electrónica.

1. Establezca un horario para revisar su correo electrónico. Bloquee su calendario para los correos electrónicos y dedique horarios específicos para las redes sociales y las noticias. Bloqueo de 8 a. m. a 9 a. m. Y de 4 p. m. A 5 p. m. Para los correos electrónicos. La mayoría de los correos electrónicos pueden esperar unas horas y, a menudo, se resuelven en ese tiempo. 2. Categorizar los correos electrónicos de inmediato. Cuando revise sus correos electrónicos, desarrolle un sistema de prioridades en función de la urgencia y la relevancia. Para aquellos que no son urgentes y requieren respuestas inmediatas, colocar una etiqueta que identifique cuándo deben abordarse. Una vez que se haya tratado el asunto del correo, moverlo de la bandeja de entrada, de esa manera se mantiene un espacio limpio. Al revisar su correo electrónico, mire la línea de asunto. Se puede saber por la línea de asunto si no vale la pena leer este correo electrónico, ya que puede ser de un candidato político, una encuesta o un correo electrónico a 500 personas, si es así, se puede tomar la decisión de eliminar el correo inmediatamente. 3. Organizar junto con los miembros del equipo realizar una lista de preguntas y reservar un tiempo fijo diariamente para responderlas. Designar a una persona para que se encargue de la lista de preguntas y asegurarse de que las preguntas tengan prioridad en términos de importancia. Tener una lista de prioridades funciona mejor que 75 correos electrónicos a lo largo del día.

4. Considerar cuántas cuentas de redes sociales se necesita realmente, o se requiere para el trabajo. Verificar o controlar solo las cuentas de redes sociales relacionadas con el trabajo mientras está en el trabajo. Y para mantener las distracciones de las redes sociales al mínimo, programar momentos específicos durante el transcurso del día (por ejemplo, cuando llegue por la mañana, durante el almuerzo y justo antes del cierre de la oficina) para navegar por esas cuentas. 5. Utilizar herramientas especializadas para administrar sus cuentas de redes sociales. Para los gerentes que tienen que manejar varias cuentas de Twitter, Facebook, etc. Existen herramientas que permiten gestionar varias cuentas además de mostrar datos relevantes de las cuentas, incluso el poder programar publicaciones automáticas masivamente puede ser de gran ayuda y ahorrar una gran cantidad de tiempo. 6. Apagar el celular de uso personal o limitar los mensajes de texto a horas específicas. A menos que sea necesario su teléfono móvil para el trabajo, es más conveniente mantenerlo apagado mientras se está en la oficina. De igual manera, programar horarios para verificar y enviar mensajes de texto. Durante el horario de oficina, haga que los miembros del equipo y de la familia se comuniquen con usted a través del teléfono del trabajo en caso de emergencia o por correo electrónico para asuntos menos importantes. 7. Utilizar herramientas de gestión de proyectos para mantener el rumbo correcto para usted y su equipo. Utilizar un administrador de proyectos que permita priorizar sus tareas de acuerdo con la fecha de entrega y la importancia. El programa debería venir con un calendario, notas y un sistema de mensajería que funcione con cualquier cliente de correo electrónico, de modo que pueda recordarle en qué necesita trabajar en un momento dado.

Sigue estos consejos para reducir tu sobrecarga digital y de esta forma optimizar el tiempo para tu trabajo y tu vida personal. #TKSteinforma Fuente: CIO